Digitalisierung als Effizienz-Strategie - St.-Marien-Hospital Friesoythe setzt mit Allgeier.mDMAS und Allgeier.PACS auf Insourcing

Bei der digitalen Patientenakte setzt das St.-Marien-Hospital Friesoythe auf Insourcing: Heute werden alle Dokumente wieder inhouse digitalisiert in Allgeier.mDMAS. Daran sind neben Allgeier.PACS verschiedene andere bildgebende Verfahren sowie weitere Systeme angeschlossen. Auch eine direkte Schnittstelle zum KIS ORBIS besteht.

„Nah am Menschen“ ist das St.-Marien-Hospital Friesoythe als leistungsfähige Klinik der Grund- und Regelversorgung. In drei chefärztlich geleiteten Kliniken und Einrichtungen und zwei Belegabteilungen werden jährlich über 6.500 Patienten stationär und über 10.000 Patienten ambulant behandelt. Rund 400 Mitarbeiter in den verschiedensten Berufsgruppen und Aufgabenbereichen kümmern sich um die medizinische, pflegerische und therapeutische Versorgung der Patienten. „Wir sind ein typisches kleines Krankenhaus im ländlichen Raum, wie man in Norddeutschland viele findet“, erklärt Bernd Wessels, Geschäftsführer des St.-Marien-Hospitals Friesoythe. Trotz unserer Größe und Ausrichtung sind wir bestrebt, wirtschaftlich zu agieren und uns für die Zukunft fit zu machen.“ Die Zukunft liegt für Wessels ganz klar in der Digitalisierung von Geschäftsprozessen im Krankenhaus. „Ich bin überzeugt davon, dass es uns die Digitalisierung ermöglicht, unsere Arbeitsabläufe zu verbessern. Außerdem erhalten wir damit auf Dauer eine viel höhere Transparenz über unsere Zahlen.“

„Wie alle Krankenhäuser haben auch wir in der Vergangenheit unter den Papierlasten gelitten, die aufwändig in Kellern oder Lagerhäusern vorgehalten werden mussten“, erinnert er sich. Aus diesem Grund ist das St.-Marien-Hospital Friesoythe vor sechs Jahren einen ersten Schritt in Richtung digitaler Patientenakte gegangen: Die Papierakten wurden von einem externen Dienstleister eingescannt und in einem digitalen Archiv gespeichert. Die Daten standen dem Krankenhaus in Friesoythe über eine 40-Megabit-Standleitung zur Verfügung.

Neue Fristen des MDK gaben den Anstoß

Team-St -Marien-Hospital-Friesoythe

Als sich abzeichnete, dass der Medizinische Dienst der Krankenversicherungen (MDK) ab Anfang 2015 die Fristen für die Prüfung von Krankenhausrechnungen auf sechs Wochen nach Eingang einer Rechnung festlegen würde, war für Wessels der Zeitpunkt gekommen, nach einer neuen, zukunftsfähigen Lösung zu suchen: „Wir haben früher bis zu vier Wochen darauf warten müssen, dass unsere Daten gescannt und archiviert waren. Wenn in dieser Zeit eine Fallabfrage des MDK zu einer auffälligen Rechnung kam, konnten wir nicht darauf reagieren. Das Risiko, einen Fall nicht mehr anfechten zu können und damit auf Rechnungsbeträge verzichten zu müssen, wollten wir nicht eingehen“, betont Wessels. Hinzu kam, dass er sämtliche Daten in Zukunft wieder bei sich im Haus haben wollte.

Zum damaligen Zeitpunkt hatte sich das St.-Marien-Hospital Friesoythe so gut wie für Allgeier.PACS als neues System für die medizinischen Bilddatenbearbeitung entschieden, welches das vorhandene System ablösen sollte. Funke informierte sich auf der conhIT über das gesamte Leistungs- und Produktspektrum von Allgeier Medical IT – und erfuhr dabei, dass das Softwarehaus mit Hauptsitz in Freiburg mit Allgeier.mDMAS ein multimediales Dokumentenmanagement- und Archivsystem zur Verfügung stellt. Damit wäre es möglich, die Daten aus PACS- und Dokumentenarchiven in einem System zu konsolidieren.

Anbindung an das KIS mit der HL7-Schnittstelle

„Ich wusste, dass wir mit dieser durchgängigen Lösung aus PACS und mDMAS viele Schnittstellen-Problematiken aus dem Weg räumen würden. Im Gegensatz zu anderen Systemen, die wir genauer unter die Lupe genommen haben, verfügen die Allgeier-Lösungen nämlich zudem über die HL7-Schnittstelle, über die wir heute die Verbindung zu unserem Krankenhaus-Informationssystem ORBIS von Agfa HealthCare herstellen“, sagt Funke. Deshalb stand die Entscheidung für die durchgängige Lösung von Allgeier Medical IT schnell fest.
„Die Experten von Allgeier Medical IT haben uns mit ihrem Know-how von Anfang an überzeugt. Auch das Preis-Leistungs-Verhältnis der Lösung ist absolut top. Unterm Strich kostet uns die Inhouse-Lösung heute im Jahr nicht mehr als die externe Archivierungslösung, die wir früher hatten – und dies trotz der zusätzlichen Arbeitskräfte, die wir für das Scannen der Dokumente benötigen“, freut sich Wessels. „Gleichzeitig haben wir einen enormen Service-Vorteil erzielt: Wir können heute auf Anfragen des MDK zeitnah antworten. In Zukunft wird uns die Digitalisierung der Patientenakten mit Allgeier.mDMAS auch helfen, unsere Prozesse noch effizienter zu gestalten, weil es uns alle Zahlen, Daten und Fakten transparent macht. Wir befinden uns aktuell mit Allgeier.mDMAS auf einem sehr guten Weg.“

 

Einfache Bedienung für Ärzte und Pfleger

Zum jetzigen Zeitpunkt hat Allgeier Medical IT gemeinsam mit der IT des St.-Marien-Hospitals Friesoythe neben dem PACS-System auch die Systeme der Klinik für die Endoskopie und Sonografie, für das EKG sowie für die Geriatrie an
Allgeier.mDMAS angebunden. „Das System ist für Ärzte und den Pflegebereich ganz einfach zu bedienen und bringt beiden Seiten enorme Vorteile bei der Arbeit“, sagte Ellen Schlarmann, Leiterin von Stationssekretariat und Schreibbüro am St.-Marien-Hospital. „Alle Befunde und Bilddaten der angeschlossenen Systeme finden sich hier digital auf Knopfdruck. Eingehende Befunde werden heute zeitnah eingescannt, sodass sie Ärzten und Pflegepersonal nach wenigen Stunden zur Verfügung stehen. Früher mussten sie auf digitale Daten lange warten – und stattdessen Aktenordner durchsuchen. Heute haben alle Patientendaten einen sicheren Ort, auf den alle Beteiligten zentral zugreifen können. Und wir im Sekretariat müssen nicht mehr hinter einzelnen Ärzten hinterherlaufen, um Befunde in Papierform zu erhalten, die diese auch schon mal in ihren Kitteltaschen vergessen hatten. Das bedeutet eine große Zeitersparnis, die letztlich der Patientenversorgung zugute kommt.“

Wessels-St -Marien-Hospital-Friesoythe

"Unterm Strich kostet uns die Inhouse-Lösung heute im Jahr nicht mehr als die externe Archivierungslösung, die wir früher hatten – und dies trotz der zusätzlichen Arbeitskräfte, die wir für das Scannen der Dokumente benötigen. Gleichzeitig haben wir einen enormen Service-Vorteil erzielt: Wir können heute auf Anfragen des MDK zeitnah antworten. In Zukunft wird uns die Digitalisierung der Patientenakten mit Allgeier.mDMAS auch helfen, unsere Prozesse noch effizienter zu gestalten, weil es uns alle Zahlen, Daten und Fakten transparent macht. Wir befinden uns mit Allgeier.mDMAS auf einem sehr guten Weg.“

Bernd Wessels, Geschäftsführer, St.-Marien-Hospital Friesoythe

Die mobile Visite hält Einzug

Auch die Ärzte am St.-Marien-Hospital Friesoythe wissen diese Vorteile zu schätzen: So wird an einer Klinik nun die mobile Visite eingeführt. Den Ärzten stehen auf Laptops alle Befunde eines Patienten zur Verfügung. Dabei ruft er nur noch Allgeier.mDMAS auf. Über die verschiedenen Module ist dank der Anbindung über Schnittstellen der Zugang zu allen Subsystemen möglich.

„Das gesamte Projekt mit Allgeier Medical IT ist hervorragend gelaufen. Wir haben einen Ansprechpartner, der unsere Umgebung nun detailliert kennt und uns immer mit Rat und Tat zur Seite steht“, lobt Funke die Zusammenarbeit.
In Zukunft will das St.-Marien-Hospital Friesoythe die Digitalisierung auf Basis von Allgeier.mDMAS weiter vorantreiben: Alle Ärzte sollen künftig die Patientenbriefe im Krankenhausinformationssystem Orbis digital vidieren, so dass automatisch eine pdf-Datei des Briefs erzeugt und in mDMAS archiviert wird. Heute werden die Arztbriefe von den Ärzten vielfach noch ausgedruckt, „analog“ unterschrieben und anschließend eingescannt und in mDMAS archiviert.
Auf der Wunschliste von Geschäftsführer Wessels steht zudem die Integration externer Laborbefunde sowie des Operationssystems in mDMAS: „Und auch die anderen Einrichtungen des St.-Marien-Stifts – also die Sozialstation, die medizinischen Versorgungszentren sowie das Seniorenzentrum St.-Elisabeth-Haus – will ich langfristig in mDMAS einbinden. Denn nur die konsequente Digitalisierung ermöglicht uns als kleines Haus langfristig das Überleben.“

 

Überblick

Hintergrund:

Bei der digitalen Patientenakte setzt das St.-Marien-Hospital Friesoythe auf Insourcing: Heute werden alle Dokumente wieder inhouse digitalisiert in  Allgeier.mDMAS. Daran sind neben Allgeier.PACS verschiedene andere bildgebende Verfahren sowie weitere Systeme angeschlossen. Auch eine direkte Schnittstelle zum KIS ORBIS besteht.

Herausforderung:

Lösung sollte auf technischer Seite möglichst durchgängig und auf wirtschaftlicher Seite nicht teurer sein als die bisherige Outsourcing-Lösung.

Lösung:

  • Allgeier.mDMAS
  • Allgeier.PACS

Erfolg:

  • Integration ins KIS
  • Umsetzung der elektronischen Patientenakte durch Anbindung aller medizinischen Systeme
  • Zukunftsfähigkeit des Krankenhauses gesichert durch die konsequente Digitalisierung
  • Einheitliche Benutzeroberfläche für Ärzte und Pfleger durch Integration von Algeier.mDMAS in das KIS
  • Kostenneutralität gegenüber der vorherigen Outsourcing-Lösung
  • Schaffung von neuen internen Arbeitsplätzen im Bereich Archivierung
  • Schneller Zugriff auf alle Patientendaten und Dokumente für Ärzte, Pfleger und Verwaltung über Allgeier.mDMAS
  • Zeitnahe Antworten auf Anfragen des MDK bezüglich unklarer Rechnungen durch das schnellere Scannen und Archivieren von Dokumenten

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