Erfolgsfaktor Dokumentenmanagement - Städtische Rehakliniken Bad Waldsee starten mit Allgeier.mDMAS in eine digitale Zukunft

Schliersee, 15. Januar 2015 - In den Kategorien „Behandlungserfolg“ und „Patientenzufriedenheit“ gehören die Städtischen Rehakliniken Bad Waldsee zur Spitzengruppe der Reha-Einrichtungen in Deutschland. Dank eines multimedialen Dokumentenmanagement- und Archivsystems können die Kliniken ihre hervorragenden Leistungen jetzt wesentlich effizienter erbringen. Zugleich trägt die Software dazu bei, wesentliche Forderungen des Patientenrechtegesetzes zu erfüllen.

Die Städtischen Rehakliniken Bad Waldsee bieten ein umfassendes Präventions-, Reha- und AHB (Anschlussheilbehandlung) -angebot in den Fachbereichen Orthopädie, Rheumatologie und Gynäkologie. Weiter gehören Sportmedizin, spezielle Schmerztherapie, Osteologie  und Naturheilverfahren zum Leistungsspektrum. Verteilt auf zwei nur wenige hundert Meter auseinanderliegende Standorte verfügen die Kliniken über eine Kapazität von 480 Betten. 33 Ärzte und Psychologen, 83 Therapeuten und 30 Pflegekräfte kümmern sich um die jährlich rund 8.500 Patienten. 

Die Kliniken haben in den vergangenen Jahren die IT-Infrastruktur für die elektronische Patientenakte geschaffen. Alle Computer sind vernetzt. Die grundlegenden Patientendaten sind über das Reha-Informationssystem abrufbar. Was fehlte, war ein zentrales System, mit dem sich Fremdbefunde vom Bild bis zum Arztbrief erfassen und revisionssicher archivieren lassen. Immer häufiger brachten die Patienten Behandlungsdaten auf CD oder DVD mit. Für fast jede davon war ein eigenes Bildbetrachtungsprogramm zu installieren. Um dieser Anforderung zu entsprechen, gab es zunächst an jedem Standort einen Computer, auf dem alle Viewer installiert waren. Doch es war offensichtlich, dass bei mehr als 200 Befund-CDs im Monat eine umfassendere Lösung gefunden werden musste. „Wir wollten schrittweise  alle Patienteninformationen zusammenführen und einsehbar machen. Dazu gehören sämtliche Befunde sowie die externen CDs und alle Dokumente, die von außen kommen“, sagt Oberarzt Dr. Michael Scherrer.

Nach einer Wirtschaftlichkeitsprüfung entschieden sich die Kliniken für die Vergabe an Allgeier Medical IT. Ausschlaggebend war, dass Allgeier sowohl ein PACS als auch ein modular aufgebautes multimediales Dokumentenmanagement- und Archivsystem, Allgeier.mDMAS, aus eigener Produktion anbieten konnte. Dies reduziert die Investitionen bei der Anschaffung sowie den Pflegeaufwand des Systems. Für die Anwender war wichtig, sich nur in eine Bedienphilosophie einarbeiten zu müssen.

Prozesse identifizieren und standardisieren

Projektstart war Ende November 2013. „Zunächst war das Aufwändigste, zu analysieren, wer wo welche Informationen benötigt“, sagt IT-Leiter Fabian Fischer, der die Projektleitung innehatte. „Außerdem ist ausführlichste Projektplanung das A und O, weil so ein Projekt das ganze Unternehmen betrifft. Alle Stakeholder müssen ins Boot geholt werden.“

Um schnellstmöglich die Befunddaten-CDs zentral zu erfassen, hatte die Kopplung der Einleseplätze in der Aufnahme mit dem PACS Priorität. Sobald das PACS über eine Standard-Schnittstelle (HL7) an das KIS und dessen Modul „Elektronische Patientenakte“ angebunden war, konnte die Datenerfassung beginnen.

 

Funktionsumfang vom Allgeier.mDMAS in Bad Waldsee

  • Multimedia Viewer nach MPG für medizinische Bilddaten und Dokumente mit voller Integration in das Reha-Informationssystem
  • Rechtssicheres Langzeitarchiv für Bilddaten und Dokumente
  • Integration von externen Daten mit Zuordnung zum aktuellen Fall des Patienten über ein Allgeier Matchingverfahren
  • Anschluss und Archivierung aller Diagnosegeräte wie Sonographie, Knochendichte, EKG und Funktionsdiagnostik und Anzeige der Daten über einen Multimedia Viewer

In der zweiten Projektphase stand zunächst die Integration der Allgeier.mDMAS-Module Dok-Scan und Multimedia-Viewer auf der Agenda. „Wir mussten klären, wie Dokumente eingespeist und welche erfasst werden sollten “, erinnert sich Dr. Scherrer, der das Projekt von medizinischer Seite aus initiiert und vorangetrieben hat.

Am Ende dieser Projektphase sah eine Standard-Patientenaufnahme wie folgt aus: Die Patienten erhalten vorab ein Einladungsschreiben mit der Bitte, alle reha-relevanten Behandlungsunterlagen, z.B. Entlassbriefe, Bildmaterial, zur Aufnahme mitzubringen. Dort werden die CDs oder DVDs sofort eingelesen und mit der Patientenakte im RIS verknüpft. Das sichert die sofortige Informationsverfügbarkeit im gesamten Klinikunternehmen. Die schriftlichen Unterlagen sichtet der behandelnde Arzt. Dokumente, die archiviert werden sollen, werden markiert und innerhalb 24 Stunden eingescannt. Die Scansoftware identifiziert automatisch den Dokumententyp. Die erkannten Inhalte werden mit den im RIS vorhandenen Daten abgeglichen. Das macht die Datenerfassung effizient und sicher. Die gescannten Dokumente erhält der Patient mit seinen übrigen Unterlagen zurück. Altakten werden immer nur dann erfasst, wenn ein Patient erneut aufgenommen wird. So hält sich der Aufwand für die Digitalisierung in Grenzen.

Zügige Installation

Die Integration verlief so reibungslos und zügig, dass schon in der ersten Projektphase auch alle Diagnosegeräte, wie Sonographie, Knochendichte, EKG und Funktionsdiagnostik, über DICOM-Schnittstellen eingebunden wurden. Alle Daten, Dokumente, Bilder oder Filme werden kontinuierlich auf einem Archivserver gesichert und revisionssicher auf Blueray-Disks archiviert. Die Anwender können von einem Viewer aus Röntgenbilder, OP-Videos, sämtliche DICOM oder nonDICOM-Daten sowie die PDF/A-3 Dokumentenformate inklusive der Signaturinformationen aufrufen. „Aus technischer Sicht“, sagt IT-Leiter Fischer rückblickend, „waren die Schnittstellen die größte Herausforderung. Die Software-Installation selbst war in wenigen Tagen abgeschlossen.“ Dabei ist allerdings noch nicht das „Customizing“, also die Anpassung an die Betriebsabläufe vor Ort, eingerechnet. „Aber die Spezialisten von Allgeier waren jederzeit für uns da und haben die Wünsche der Ärzte schnellstmöglich umgesetzt.“ 

Effizientere Kommunikation

Fabian Fischer-Bad WaldseeDr. Scherrer zieht vier Monate nach dem Projektende eine positive Bilanz: „Die Kommunikation ist effizienter, ich muss nicht immer Bilder hin und her schicken, wenn ich eine Einschätzung des Chefarztes haben möchte.“ Die morgendliche Befundbesprechung hat mit der Digitalisierung eine neue Qualität gewonnen. Über Laptop und Beamer sind nun eigene Akteneinträge oder Ultraschallbilder ebenso verfügbar wie die Röntgenbilder der einweisenden Ärzte. „Ich nutze die neuen Möglichkeiten auch als methodisch-didaktisches Instrument, denn die Darstellung ist viel plakativer.“

Für die Geschäftsführung war neben dem Effizienz- und Qualitätsgewinn auch die nun geschaffene Rechtssicherheit hinsichtlich der elektronischen Dokumentation und Archivierung ein Projektziel. Das gilt auch für eine Forderung des Patientenrechtegesetzes: Eine Kopie der Patientenakte kann per Mausklick auf eine CD exportiert werden. Bäderdirektor Peter Blank ist überzeugt: „Mit dem multimedialen Dokumentenmanagement- und Archivsystem haben wir eine zukunftsfähige Basis geschaffen, unsere qualitativ hochwertige Behandlung auch angesichts erschwerter wirtschaftlicher Bedingungen zu gewährleisten.“

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